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プログラム利用規定

プログラム利用規定

活動時間

  1. 下記2および3の規定に従い、活動時間を決定することに対し、プロジェクトアブロード(以下、甲)とプロジェクト参加者(以下、乙)は合意します。
  2. 甲の活動に参加する場合、活動時間は乙が選択した活動国における授業時間(学校等)や通常の営業時間(病院、事務所、企業等)に従って決められますが、実際にはその国やプロジェクト、派遣先等の条件によって異なります。通常の場合、週に5日、平均して8時間を超えて活動することはありません。また、活動日数は週6日を超えて活動に従事することを求められることはありません。
  3. 12週間以上活動に参加する場合、2週間の休暇期間を取得することができます。これは継続中の12週間の活動期間のうち2週間分活動しないことを選べるということを意味します。この休暇期間は活動期間の最後の2週間の間に取得することを強くお勧めします。活動期間が合計して12週間未満であれば、上記休暇規定は適用されません。

宿泊及び食事

  1. 活動期間中の宿泊先および食事については、甲が責任を持って提供致します。
  2. 上記3に規定されている休暇期間中に甲が提供する宿泊施設に滞在する場合は、食事と宿泊は追加費用なく提供いたします。甲が提供する宿泊施設とは異なる場所に乙が滞在をする場合、その際の費用に関して甲は責任を負いません。
  3. 上記3に規定されている休暇期間を超えて休暇を取る場合、事前に甲にお伝えいただくことにより必要な手配を行いますが、休暇を延長した場合の食事や宿泊先、保険については甲は責任を負いません。
  4. 活動期間中の現地宿泊先での滞在には、現地の警察移民局にてボランティア登録を行い、許可を得る必要があります。関連規定上、当局の事前の許可なしに宿泊先に訪問者(現地の方および外国人いずれの場合も)を宿泊させることは禁じられています。これらの規定に違反した場合、下記の「苦情対応」に従い、罰せられますのでご注意ください。

保険

  1. 甲を通して申込手続がなされるEndsleigh Insurance Services Ltd.(以下、Endsleigh)の保険は、参加費用全額のお支払いが完了してからの適用となります。上記3に規定されている休暇期間を超える休暇には適用されませんのでご注意ください。
  2. 乙の年齢が渡航日現在において66歳を超える場合、Endsleighが提供している保険の付保対象外となるため乙は別途保険に加入する必要があります。甲は被保険者の年齢、障がいまたは特別な条件により保険会社が別途請求する追加保険手数料につき乙に請求する権利を有します。

苦情対応

  1. 活動中に何らかの問題が発生した場合は、甲は可能な限り柔軟に対応いたします。乙の便宜上のため、また甲の規律上の手続を定める目的上、以下11、12及び13に苦情対応に関する規定を定めます。
  2. 渡航前手続に関する苦情に関しては、甲の日本オフィス宛にお電話もしくはメールにてご連絡ください。日本オフィスにご連絡をいただければ、関連部署へ苦情内容を可能な限り早急にお伝えいたします。ただし、活動期間中は出来うる範囲で自身の力で主体性を持って問題解決に努めて下さい。活動先に関する問題やご不満であればまずはご自身のプロジェクトの監督責任者にご相談ください。それでもなお解決しない場合、または宿泊先に関するご不満の場合、活動国のシニア責任者またはアシスタントスタッフにご相談ください。現地オフィスにお伝えいただいた苦情はすべて録音されます。個別の問題はその後、話し合いにより適切に解決されます。活動期間中に最終的に問題が解決しなかった場合、亀甲後に直接本社取締役宛(+44 (0) 1903 708 300)または日本オフィスにご連絡下さい。
  3. どのような状況下であっても、問題に対処するため最大限の努力は行います。但し、ホストファミリー、住民、教師、プロジェクトマネージャーや現地スタッフ等への権利を害する行為と甲が判断した場合は、甲で合理的な処置を取る権利を有します。そのような行為とは、泥酔および暴走行為、合理的理由なしに活動を放棄する場合、適切な理由なくしてプロジェクトに参加しない場合等を指します。
  4. 規律上の問題があった場合、甲は乙に対して書面による通知をし、連絡がつかない場合は乙の宿泊先住所に書面通知を行います。5営業日(緊急の場合はそれよりも短い期間)内に問題が是正されなければ、再度「5営業日以内に問題が解決されなければ乙は本国へ送還される」旨の警告書を送付します。それ以後、活動国に滞在していても甲は滞在期間中の食事や宿泊先、保険や航空券手配等につき責任を負いません。このような規律上の問題が発生した場合、活動への参加を中止させるか否かについては甲の裁量によるものとします。教育プログラムおよびそれ以外のプログラムに参加している期間中は甲及びそのスタッフの管理の下で活動していることをご認識ください。
  5. ホストファミリーと乙の間に許容できないほどの不一致があった場合、かつ甲がホストファミリーを変更することが合理的であると判断した場合、短期間、ホステル等別の宿泊先を提供する場合があります。この場合、甲が宿泊費及び食費のお支払いを致します。

変更・キャンセル及び短縮について

  1. 変更やキャンセルはお電話でも受け付けていますが、書面による通知が必要となります。その場合、お電話された日から2営業日以内に書面による通知がなされた場合にのみ遡って適用されます。この際、航空券手配に関する案内は行いますが、変更に関する責任は負いません。
  2. 活動内容やプログラム内容に変更がないことを前提に、滞在期間を延長する場合、延長を希望された時点で甲のホームページに記載されている「現地追加1週間」の費用が請求されます。それ以外の変更がなければ延長する際に別途手数料はかかりません。
  3. 甲に関する事項につき、「月」とは、歴月を表します(例:活動期間を4週間とした場合、2月7日開始であれば3月6日迄)。
  4. 活動期間を超えて滞在する場合、食費、宿泊費、保険およびその他の必要な費用として1日あたり事前に定められた追加料金を請求します。1日あたりの追加金については甲のホームページに記載されている「お申込み」のページをご覧ください。
  5. 原則として、変更手数料は、7,950円から13,950円及びそれ以外に甲が支払った別途手数料となります。合計金額が13,950円以上となる場合、変更手続を進める前に請求金額を事前に連絡します。
  6. キャンセルおよび活動期間変更にかかる手数料は、渡航予定日から遡ってどれだけ早く書面によりその旨通知されたかにより異なります。「渡航日」とは、申込フォームに記入された「渡航予定日」またはその後に合意する日のいずれか早い方の日を指します。申込フォームに年月のみ記入された場合、事務手続上、「渡航予定日」とは、指定された月の1日目とみなされます。
    1. (a) 3ヶ月以上前の通知 – お支払いいただいた額から10,000円を差し引いた全額を返金
    2. (b) 2 - 3ヶ月前の通知 – お支払いいただいた額の三分の一を差し引いた額を返金
    3. (c) 1 - 2ヶ月前の通知 – お支払いいただいた額の三分の二を差し引いた額を返金
    4. (d) 1ヵ月以内の通知 – 返金なし

    渡航3ヶ月を切ってお申込みされた場合、既に支払われた申込金(29,500円)は返金されませんのでご注意ください。
    上記に関し例外規定を設けるか否かは甲の完全な自由裁量によるものとし、その場合は延期またはキャンセルした時点での書面による合意を必要とするものとします。

  7. 活動が開始された後に何らかの変更を希望する場合、その変更を受け付けるか否かは甲の裁量によるものとします。原則として、少なくとも変更を行う14日前の通知が必要とされます。
  8. 甲による契約義務違反の場合を除き、プログラムの期間を短縮する場合、参加費用の返金は行いません。上記13の規定により本国送還となった場合、または何らかの費用等が追加で発生した場合も甲はその負担を負いません。但し、参加費用および追加費用等については、保険規約に基づき、保険会社に別途請求できる場合があります。また、乙が申込後にキャンセルをした場合、甲が滞在先に支払うべき宿泊費等に関し甲が留保した金額を乙に善意で払戻しをするか否かについては、甲の単独の裁量によるものとします。また甲は事務手数料を乙に請求する権利を有します。
  9. 2カ国以上の活動国でプログラムを行う場合、単独のプログラムとみなすものとし、上記15から22の規定は一活動国の参加と同様に扱われます
  10. 参加費用の残金のお支払いは、原則として渡航日から遡って1ヶ月前までとします。「渡航日」とは、申込フォームに記入した現地到着日または後日甲と乙との間で書面により合意した新たな開始日を指します。支払期限の例外として、それ以後に合意された渡航直前における変更及び追加があった場合、または渡航日1ヶ月を切ってお申込みされた場合には申込後、速やかに残金のお支払いをして頂く必要があります。これらの例外にあたらず、また期限内に参加費用の支払いがなかった場合は、課徴金(少なくとも20,000円)が課せられます。それよりさらに遅延した場合、支払義務を履行しなかったことを理由に甲の方で契約解約させて頂く場合もあります。

免責事項

  1. 乙は、乙自身の責任において参加申込をするものとします。甲が直接責任を負わない、渡航中の航空会社従業員による過失を含めた移動中の事象、その他によって生じた行為や不作為等については責任を負いません。同様に、直接関連していない第三者による戦争、ストライキ、テロ行為、自然災害、破産(またはそれに類似するもの)によって生じた損失ついても責任を負いません。また甲が手配する交通手段を除き、第三者によるサービスや行為により生じた傷害、損害、損失、事故、遅延やその他の不具合によって受けた不作為や不履行か生じた損害などについても責任を負いません。
  2. 第三者が提供するトレッキングやその他の活動に乙が参加する場合、甲が乙に代わってこれらの予約をすることは可能ですが、かかる第三者の代理人ではないため、第三者または第三者による行為に関する責任は負えません。
  3. 甲は、必要に応じて乙のビザ取得、ビザ更新や労働許可書を取得するために適切な手配を行います。ただし、ビザ手配に関しては活動国と乙個人の問題であるため、甲が直接責任を負う事象ではないことをご承知おきください。
  4. 乙は、乙自身が選択した活動国における活動内容が純粋にボランティアであるという前提で、必要に応じてビザの発行を受け、ボランティア登録がなされます。甲の活動期間中、有償で働くことは禁じられています。関連当局が乙による有償の労働行為を発見した場合、法的措置を取る場合があり、上記11から13までの規律上の問題として処理されます。
  5. 甲は、上記2に規定された活動期間以外の手配は行いません。また保険は、上記3に規定された休暇期間を含む、プロジェクトの活動期間についてのみ適用されます。「休暇」として保険が別途追加された場合及び甲が手配することに合意した個人行動の場合を除き、甲は活動期間を超えた乙の行為について責任は負いません。乙は期間中、乙の荷物や私物品について自身で管理する責任を有します。
  6. すべてのサービス及び宿泊先は、活動国の法律によって定められています。甲は甲の判断により、乙の便宜上の利益のため、または安全性のため、事前に合意されたスケジュールや条件を変更する権利を有します。甲はまた、違約金なしに事前に発表したプログラムを撤回する権利を有します。
  7. 上記25で規定した甲の規定を制限することなく、Foreign and Commonwealth office of the United Kingdom(外務英連邦省)または外務省が甲に対し、旅行者の活動国への渡航や滞在を控えることを助言した場合、希望された活動国に最も近く、乙が希望する最も類似の活動先に派遣します。
  8. 甲は、責任あるスタッフが、プログラム若しくは乙の健康や安全、一般福祉の観点から利益になると判断した場合、乙をボランティアとして受け入れることを拒否し、乙に帰国を促す権利を有します。その場合、甲は、払い戻しのない航空券の購入にかかるキャンセル料金や別途負担することになった費用などに関し、責任を負いません。
  9. プログラムの日程、スケジュール、内容や費用は信義誠実に基づき提供されていますが、開示可能な時点の情報をもとに決定されており、状況に応じて変更や修正がなされることをご理解ください。甲は、乙の希望するプロジェクトの提供ができない場合、その他適切なプロジェクトを勧め、既に参加費用として支払われた金額との差額があればその額を払い戻し致します。
  10. 本利用規定は英国法の適用を受けます。本利用規定に関し問題が生じた場合、英国の裁判所で紛争解決することになります。
  11. 申込フォームに記入された乙の個人情報は、国内外におけるProjects Abroad (Europe) Ltdの提携パートナー及び各支店の間で共有されます。これらの情報は営利勧誘の目的で使用されることはなく、またその他の会社に売買、貸借、贈与されることもありません。
  12. 本利用規定は可能な限り忠実に日本語に訳したものですが、下記の英語による原本のみ法的拘束力を有するものとします。

2015年3月1日現在


Terms and Conditions of Projects Abroad programmes

Hours and Flexibility

  1. You and we are expected to show reasonable flexibility in arranging your hours of work, within the limitations set out in 2 and 3, below.
  2. When you join a Projects Abroad programme you may be expected to work the normal school or office hours of the country you have chosen, although exact working hours will vary between specific countries, projects and even individual placements. Your hours will typically be spread over a five day working week, and should not normally exceed 8 hours a day. You should never be required to work for more than a maximum of six days a week.
  3. You will be entitled to have two weeks of holiday as part of every 12 weeks booked. This means that you may choose not to work for two weeks out of every 12 weeks that your project lasts. We strongly prefer that this holiday is taken at the end of your placement. There is no holiday entitlement for bookings of less than twelve weeks.

Accommodation and Food

  1. Projects Abroad is responsible for providing your accommodation and food for the period of your placement.
  2. If you choose to stay at the accommodation provided by Projects Abroad during the holiday period to which you are entitled, then food and accommodation will be provided without further charge, but not in any other circumstances.
  3. If you would like more than your entitled holiday, we can normally make the necessary arrangements for you if you ask us well in advance, but we will not be responsible for providing food, accommodation or insurance for the extended time.
  4. Projects Abroad staff have to obtain permission from and register you with local Police and immigration authorities to enable you to stay in local accommodation during your placement. It is a condition of their permission that you should not invite guests (either local or foreign) to stay overnight at your accommodation without prior approval from the relevant authority. Failure to adhere to this condition will be a disciplinary matter and will be dealt with according to ‘Complaints and Disciplinary Procedures’ below.

Insurance

  1. Your insurance with Endsleigh Insurance Services Ltd, through Projects Abroad, does not become valid until we have received final payment of your Projects Abroad invoice. Your insurance does not cover holiday periods beyond the entitlement in 3, above.
  2. Volunteers aged sixty-six or over at the date of outbound travel will be required to obtain their own travel and medical insurance as our current insurers are not able to provide cover for this age group. We reserve the right to pass on the cost of any additional insurance premium that we have to pay if a volunteer's age, infirmity or special condition results in a supplementary premium being required by our underwriters.

Complaints and Disciplinary Procedures

  1. We will be flexible, helpful and friendly - in particular, we will try to help you with your work if you’re trying hard, but still getting into difficulties. Nevertheless, formal complaints procedures (by you) and disciplinary procedures (by us) are necessary, and these are laid out in 11 to 13, below.
  2. If you have a complaint about the procedures leading up to your departure, call the Director's office on +44 (0)1903 708 300 in UK office hours and we will deal with it as quickly as possible, whether it be about our central administration or about any of our Volunteer Advisors based in our destinations. If you would like to express your complaint in Japanese, you can communicate with the Japan office on +81 (0)50 3775 9030 – who will pass a translation of the complaint to our Director’s office in the UK. When you are on your placement, please bear in mind that you need to show a high level of independence and initiative in dealing with problems yourself as they arise. If you have a problem or complaint to do with your work, please discuss the matter first with your supervisor at the teaching or project placement. If it is not resolved in this way or if it is to do with your accommodation, please discuss the matter with our senior organiser in your destination country, or one of his or her assistants. Any complaint made or problem known to our overseas offices (including any made to overseas staff members at any time) will be recorded. Individual situations are then discussed and resolved appropriately. Finally, if you still feel dissatisfied when you are on your placement, you can contact our Director's office on +44 (0)1903 708 300 or our Japan Office on +81 (0)50 3775 9030.
  3. Every reasonable effort will be made to resolve any disciplinary matter before it becomes serious. However, we reserve the right to take appropriate action in the event of behaviour which would reasonably be expected to give offence to host, pupils, fellow-teachers, project managers or work colleagues. This includes behaviour such as serious rowdiness or drunkenness, failure to turn up to work, or leaving work without any adequate reason, or in the event of an unreasonable inability, from whatever cause, to do the work expected.
  4. A disciplinary problem would be brought to your attention in writing or, if you were not contactable, delivered to your accommodation address. If the problem still stood after five working days (or shorter period if urgent), a further letter would be sent saying that, if the matter was not resolved to our satisfaction within a further five working days (or shorter period if urgent), you would be repatriated as soon as we could make the arrangements. Should you wish to stay in your destination country beyond that date, Projects Abroad would have no further responsibility for your food, accommodation, insurance or travel arrangements. It would be at the discretion of Projects Abroad to suspend you from your work during any disciplinary process. You are under the authority of Projects Abroad and their overseas agents and organisers throughout the period of the teaching or project placement.
  5. If Projects Abroad agrees that there is an unacceptable amount of incompatibility between you and the host family and we consider it the right decision to change your host family, it may be necessary to provide you with hostel accommodation for a short period. This would be paid for by Projects Abroad and you will be given money for food if it is not provided.

Amendments, Cancellations, Curtailment and Late Payment

  1. Amendments or cancellations may be notified to the Japan office by telephone on +81 (0)50 3775 9030 but they must be confirmed in writing. The date of the telephone call will only apply if we receive written confirmation within two working days. Our overseas offices will provide advice on changing air tickets but our staff cannot be expected to take responsibility for changing them on your behalf.
  2. Extensions, provided they involve no change of project or programme, are charged at the prevailing in-country extensions rate published on the website current at the time that an extension is requested. No amendment fee will be added to any extension charges where there are no other changes.
  3. A “month” in all matters to do with Projects Abroad is defined as a calendar month (e.g. 7 February to 6 March.)
  4. If you stay on your placement over your invoiced duration we will charge you an additional amount per day to cover your food, accommodation, insurance and support. Please refer to the “Apply Now” page on our website for the current daily rate.
  5. Our charge for an amendment is normally JPY 7950 to JPY 13950 plus any costs incurred by us. If the total cost is going to exceed JPY 13950, we will provide you with a price quote before proceeding.
  6. Cancellation and curtailment charges depend on how far in advance of your stated departure date we have been informed in writing. Your stated departure date refers to the earliest of either: the “preferred departure date” entered on your original application form or any subsequently agreed upon date. If only a month and a year are specified on the application form, for administrative purposes the stated departure date will be considered the 1st of the month specified.
    1. (a) Notice of 3 months or more: JPY 10,000
    2. (b) Notice of 2 to 3 months: one third of total cost
    3. (c) Notice of 1 to 2 months: two thirds of total cost
    4. (d) Notice of less than one month: no refund

    Deposits paid in relation to departures not more than three months ahead are non-refundable.
    Exceptions are entirely at the discretion of Projects Abroad and must be agreed in writing at the time when the postponement or cancellation is made.
  7. Amendments, once your placement has started, are at the discretion of Projects Abroad. As a guide only, 14 days notice is normally the minimum required.
  8. If you curtail your programme for any reason other than for a breach by us of our obligations, we cannot pay any refunds and you would be responsible for any additional costs involved, including the cost of repatriation, subject to any claim that you may have under your insurance policy. At our sole discretion we will consider a request to make an ex gratia refund to you of any savings that we might make (such as on your board and lodging). We reserve the right to charge you an administration fee.
  9. Where a programme involves two or more destinations it is treated as a single indivisible programme and clauses 15 to 22, above, inclusive, apply as if the programme involved a single destination.
  10. You must pay all amounts due to Projects Abroad three months before departure, where “departure” means the preferred departure date indicated on your original application or any new date agreed in writing between you and Projects Abroad for whatever reason. Exceptions to this obligation include agreed late amendments and additions and payments due if your application was accepted within three months of departure (defined as above), in which case the full payment is immediately due. If you do not qualify as an exception and do not pay all amounts when due, we reserve the right to impose a surcharge and we will normally impose at least a surcharge of JPY 20,000, increasing the later payment is made, without prejudice to our right to terminate the agreement for failure to pay.

Responsibility

  1. Please note that your booking is accepted on the understanding that you come on the programme at your own risk. It is not possible for us to be responsible for the actions or omissions of those involved in your programme over whom we have no direct control, such as employees of airlines, transport undertakings and others. Equally we are not responsible for loss or expense due to war, riots, strikes, terrorist activities, natural disasters, or bankruptcies (or similar) of unconnected third parties. Projects Abroad is not liable for any injury, damage, loss, accident, delay, or other irregularity which may be caused by defect of any vehicle or other equipment, other than its own, or the negligence or default of any company or person engaged in carrying out or performing any of the services involved, other than our own staff.
  2. Some courses, treks and other activities are provided by independent third parties. You should note that Projects Abroad can arrange bookings for these courses, treks and other activities on your behalf but are not appointed agents or representatives of these third parties and cannot accept liability for them or their activities.
  3. Please note that we give you all reasonable assistance to obtain visas, visa renewals and work permits, when they are needed. However, these are arrangements between individuals and a state and are not under our control.
  4. Please note that our volunteers are issued with visas, where applicable, and are registered, where applicable, in their chosen country on the basis that their work is purely voluntary. Doing paid work while on a Projects Abroad programme is illegal; if the relevant authorities find you have organised paid work they may take action against you, and this would also be a disciplinary matter to be dealt with as provided in paragraphs 11 and 13, above.
  5. Please note that Projects Abroad is not responsible for arrangements outside your working hours (2, above). The insurance provided covers your placement period including leisure time (3, above). Except insofar as “leisure” insurance may be provided as an additional item, and except for any travel arrangements it has agreed to make, Projects Abroad has no responsibility beyond your placement period. Baggage and personal effects are the sole responsibility of the owners at all time.
  6. Please note that all services and accommodation are subject to the laws of the country in which they are provided. Projects Abroad reserves the right to make changes in the agreed itinerary whenever, in their sole judgement, conditions warrant, or if they deem it necessary for the comfort, convenience, or safety of the volunteer. Projects Abroad also reserves the right to withdraw without penalty any programme announced.
  7. Without in any way limiting our entitlement under paragraph 25, above, in the event that Projects Abroad is advised by the Foreign and Commonwealth office of the United Kingdom or Ministry of Foreign Affairs of Japan that travelers should not travel to, or should not remain in, the destination where you have been placed, then we will instead provide the nearest possible equivalent placement in the nearest possible equivalent destination.
  8. Please note that Projects Abroad reserves the right to decline to accept any person as a volunteer, or to require any participant to withdraw at any time, when such action is determined by the appropriate Projects Abroad staff representative to be in the best interests of the health, safety, and general welfare of the programme or of the individual participant. In such a case, Projects Abroad accepts no responsibility for any airline cancellation penalty incurred by the purchase of a non-refundable ticket or any other cost that you may incur.
  9. Dates, schedules, programme details and cost are given in good faith, based on information available and in force at the time they are given and are subject to change and revision in the event of a change of circumstances. In the event that Projects Abroad is unable to provide a suitable placement of the type requested, we will instead offer an alternative placement and will refund any difference between the price paid for the project placement and the price charged for the alternative placement in the country in question.
  10. Proper Law and Jurisdiction – The proper law of the contract between us is English Law. The courts of England and Wales shall have exclusive jurisdiction to settle any dispute which may arise out of or in connection with the contract.
  11. Projects Abroad (Europe) Ltd will share the information submitted on the application form with its partners, branches and subsidiaries around the world. This information is not used for marketing or solicitation purposes, and it is never rented, sold, given or traded to other companies.
  12. While every attempt has been made to translate our terms and conditions accurately into Japanese, the official wording remains the English language version, below.

1 March 2015

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